Faktur, atau yang oleh orang awam lebih dikenal dengan sebutan kwitansi atau tagihan merupakan dokumen yang sudah tidak asing lagi dalam dunia usaha.
Pada mulanya dokumen ini hanya berbentuk salinan hard copy namun seiring dengan perkembangan zaman mulai digunakan faktur elektronik sehingga dapat dikirimkan via email, web maupun aplikasi pada pihak-pihak yang bersangkutan. Kelebihan dari wujud elektronik ini adalah daya tahannya dan kemudahan dalam memilahnya.
Uraian tentang faktur dalam perdagangan
Faktur seringkali diidentikkan dengan transaksi yang bersifat kredit karena dalam pengertian lainnya faktur disebut sebagai dokumen penagihan. Padahal diperlukan dalam setiap transaksi sebagai bukti catatan keuangan harian yang bersifat debit maupun kredit.
Faktur yang dibawa pembeli disebut faktur pembelian, sedangkan yang dibawa penjual disebut faktur penjualan.
1. Pengertian Faktur
Merupakan bukti tertulis yang bersifat komersial antara pembeli dan penjual yang menunjukkan rincian transaksi terkait barang yang dibeli, harga barang, jumlah yang dibeli dsb.
Pada umumnya faktur dibuat dalam rangkap tiga, yakni untuk pembeli, penjual dan salinan ketiga disimpan sebagai bukti dalam pencatatan keuangan.
2. Jenis Faktur
Secara umum faktur terbagi menjadi 3 jenis yaitu:
- Faktur biasa, merupakan faktur yang paling biasa digunakan dalam transaksi jual beli sebagai catatan keuangan harian. Berisi keterangan pihak penjual, pembeli, produk yang dibeli dan total yang harus dibayar.
- Faktur Proforma, merupakan faktur yang bersifat sementara sebelum keseluruhan barang dikirimkan. Jika seluruh barang telah diterima oleh pembeli maka faktur ini akan ditukar dengan faktur biasa.
- Faktur Konsuler, merupakan faktur khusus yang dipergunakan dalam perdagangan luar negeri seperti ekspor dan impor. Faktur ini tidak digunakan untuk umum karena memiliki stempel khusus sebagai bukti pengesahan dan persetujuan kedutaan besar negara atau perwakilan negara pengimpor.
3. Fungsi Faktur dan komponennya
Selain sebagai dokumen yang menyajikan rincian transaksi antara pembeli dan penjual, faktur juga berfungsi sebagai alat pengendali akuntansi dan kontrol internal.
Sebagai alat pengendali akuntansi dimana faktur memberikan rincian jatuh tempo pada transaksi kredit yang dapat diakui sebagai piutang oleh penjual dan hutang oleh pembeli yang nantinya akan dimasukkan dalam laporan keuangan perusahaan.
Sebagai control internal dimana faktur digunakan dalam pencocokan dengan data pembelian serta digunakan dalam proses audit guna memastikan transaksi berada pada periode akuntansi yang tepat.
Komponen-komponen faktur meliputi nomor faktur sebagai bukti bahwa faktur bersifat komersil, identitas dan kontak penjual, tanggal faktur yang menunjukkan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo, rincian pembayaran dan diskon, biaya unit barang, total unit yang dibeli, pengiriman barang dan biaya terkait serta uraian total utang.